Ogni Ente locale nei prossimi mesi sarà chiamato ad adeguarsi alle ultime disposizioni per quanto riguarda i documenti. Infatti tutti gli originali dei documenti della P.A. diventano obbligatoriamente informatici e digitali.
Per analizzare in modo organico lo scenario che attende le P.A. nei prossimi mesi, in virtù delle numerose novità di legge introdotte in materia di "P.A. digitale" e poter quindi valutare l’impatto che tale "rivoluzione" produrrà nell’organizzazione del lavoro delle pubbliche amministrazioni, è necessario combinare i disposti di una serie di normative, alcune di recentissima emanazione.
In particolare si fa riferimento all’art. 40 del D.lgs. 82/2005 "Formazione di documenti informatici", che introduce le nuove regole per la formazione degli originali dei documenti della P.A.: “Le pubbliche amministrazioni ((...)) formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71….”. In origine la formazione informatica degli originali dei documenti della P.A. era focalizzata solamente alle pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche. In seguito con l’entrata in vigore dell’art. 27 c.1 a, è diventata obbligatoria la formazione informatica degli originali dei documenti della P.A. per ogni tipo di pubblica amministrazione.
In particolare:
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il D.lgs 82/2005 – Codice dell’amministrazione digitale (CAD);
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il Dpcm 03/12/2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico;
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il Dpcm 03/12/2013 – Regole per la conservazione sostitutiva;
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il Dpcm 13/11/2014 – Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.
Il citato D.P.C.M. 13/11/2014 fissa per il 12/08/2016, il termine ultimo, per pubbliche amministrazioni, per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti. Per quella data tutti i documenti (e quindi gli atti) prodotti dalla P.A. dovranno essere formati in originale secondo quanto stabilito dall’art. 40 del C.A.D. ed dalle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 13/11/2014.
La scadenza per la formazione degli originali dei documenti con mezzi informatici, per un certo numero di documenti prodotti della P.A., è stata fissata al 11/10/2015. Entro tale data, infatti, sarebbe già dovuto essere diventato operativo il “manuale di gestione” per il protocollo informatico di cui al D.P.C.M. 03/12/2013 ma considerando la mole di lavoro per adeguare tutti i sistemi, la data è stata prorogata fino al 12/08/2016.
Il sopracitato Manuale di gestione, descrive l'insieme di regole adottate dall’Ente per l’intero ciclo di vita della gestione documentale dei documenti che transitano per il protocollo ai sensi dell’art. 5 c. 2:
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Tutte le modalità d'utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1, del CAD.
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La descrizione dei formati utilizzati dall’Ente.
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L’insieme minimo e massimo dei metadati associati ai documenti.
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Le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e le eventuali aggregazioni documentali informatiche con l'insieme minimo e massimo dei metadati ad essi associati.
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Le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico.
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la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti con particolare riferimento alle modalità di utilizzo.
Dedagroup Spa, partner da sempre della Euro servizi S.r.l, ha predisposto uno specifico servizio che prevede un affiancamento puntuale rispetto a questa importante scadenza che, mette a disposizione i seguenti benefici:
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Nominare i responsabili della gestione documentale, della conservazione e della sicurezza
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Redigere il Manuale di Gestione
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Rivedere i propri processi organizzativi e le modalità di produzione dei documenti
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Verificare la rispondenza del software per il protocollo e di gestione documentale ai requisiti definiti dalla normativa
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Attivare i processi necessari alla corretta conservazione dei documenti digitali
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Dotare il prima possibile i funzionari con potere di firma dei dispositivi di firma digitale e attivare forme di firma elettronica avanzata per il restante personale coinvolto nei procedimenti
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Pianificare i corsi di formazione tutto il personale coinvolto in processi che prevedano il trattamento di documenti.
Tutti i servizi offerti sono pensati ed ideati per mettere a disposizione ogni tipo di supporto per non farsi trovare assolutamente impreparati.