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Focus sulla Pubblica Amministrazione

La Pubblica Amministrazione è una complessa ed efficiente macchina che per funzionare correttamente ha bisogno che le persone, le strutture organizzative, le procedure operative ed i vari strumenti informatici di supporto lavorino tutti insieme e nella stessa direzione.

Al giorno d'oggi, è sempre più forte la necessità di avere una Pubblica Amministrazione più efficiente ed efficace che possa così garantire ai cittadini una serie di servizi più consoni ai loro bisogni. In effetti questa aspettativa sembra assolutamente plausibile e giustificata, ma solo a condizioni che si proceda in tempi brevi e ragionevoli, alla realizzazione di un'informatizzazione della PA, pari allo stato dell'arte della tecnologia. Per far ciò occorre fare affidamento sui sistemi informatici attualmente esistenti nella Pubblica Amministrazione.

Ogni singola amministrazione infatti consuma e produce un’enorme quantità di informazioni sotto forma di documenti di varia natura che per ciò che concerne i contenuti come per esempio l’ordine di trasferimento di un impiegato o la cartella esattoriale inviata ad un contribuente. Tali documenti sono prodotti, utilizzati, comunicati e mantenuti nell'esercizio delle attività mministrative che ogni p.a. svolge per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti nel proprio mandato  istituzionale.

Per rendere effettivo e valido il documento entra in gioco il protocollo che è quella fase del processo che certifica provenienza e data certa di acquisizione del documento in questione, mediante la sua identificazione univoca attraverso una sequenza numerica collegata con l'indicazione temporale. Il lavoro del protocollo può essere supportato da strumenti informatici che siano in grado di facilitare ed automatizzare le attività previste.

Le tecnologie disponibili per queste scopo sono molteplici e sono spesso identificate con l’espressione sistemi di supporto al lavoro cooperativo. Queste particolari tipologie di sistemi sono raggruppati in due grandi gruppi di prodotti: i Workflow management systems (WFMS) e i sistemi di groupware. Inoltre sono disponibili supporti informatici in grado di creare e gestire il protocollo informatico, cioè l’insieme delle registrazioni che vengono effettuate ogni volta che un documento viene ricevuto o prodotto.

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