Allo scopo di favorire la partecipazione dei cittadini e di assicurare la trasparenza e l'imparzialità dell'azione amministrativa, i Comuni devono elencare i procedimenti amministrativi di propria competenza nonché i termini di conclusione degli stessi.

I procedimenti amministrativi sono un insieme di attività ripetitive, sequenziali e condivise tra chi le attua, utilizzate per raggiungere un determinato risultato. In sostanza, deve essere attuato per addivenire ad un qualcosa, ad un prodotto, sotto forma di regole e norme, formalizzate o riconosciute come consuetudini. Potrebbe essere, ad esempio, l’accensione di un computer, la preparazione di un dolce, la realizzazione di un software, un viaggio in aereo, l’iscrizione di un neonato allo stato civile o l’immatricolazione di uno studente in una università.

Il procedimento amministrativo, secondo la legge 241/1990, appartiene alla sfera esclusiva delle amministrazioni pubbliche.
Questo fattore determina anche l’obbligo imprescindibile di stabilire i tempi entro i quali un procedimento amministrativo deve concludersi, nonché l’attribuzione delle responsabilità organizzative e fisiche, individuabili come UOR e RPA nella tabella dei procedimenti amministrativi.

Oltre a contenere la descrizione di procedure e/o di processi, i diagrammi di flusso descrivono anche le fasi della produzione documentale (in questo caso, si tratta di un diagramma di flusso dispiegato o a matrice). Queste descrizioni risultano fondamentali anche per capire in quale punto intervenire per semplificare un insieme fatto di procedure, processi e procedimenti amministrativi.

Si possono individuare quattro fasi di ogni processo amministrativo:

• Fase dell’iniziativa: apertura dell’istanza del soggetto interessato ad ottenere il provvedimento o dall’iniziativa diretta dell’amministrazione.
• Fase istruttoria: si accertano gli elementi di fatto e di diritto su cui dovrà basarsi la decisione dell’amministrazione. Consiste nell’esame di documenti,  svolgimento di verifiche, sopralluoghi.
• Fase costitutiva: in cui si adotta il provvedimento amministrativo vero e proprio.
• Fase integrativa dell’efficacia: si ha quando il provvedimento, per poter produrre effetti giuridici, deve essere seguito da qualche adempimento ulteriore.

Qualora non risulti individuato dalla legge o dal regolamento, il termine di conclusione del procedimento è previsto di trenta giorni.