Per adeguare i sistemi alle nuove normative, gli Enti locali possono far affidamento su tanti sistemi di supporto operativo che consentono, attraverso di regole e strumenti, di organizzare il lavoro in modo preciso ed efficiente.

Tali supporti, hanno il compito di fornire una risorse attraverso i seguenti servizi e generalmente sono rivolte ai diretti referenti degli Enti Locali in particolar modo al primo Responsabile dei Sistemi Informativi, Responsabile di Protocollo, Responsabile della Gestione Documentale, Responsabile dell’Archivio, Responsabile della Conservazione Documentale.

Uno dei supporti più sicuri utilizzato dagli Enti locali è sicuramente la PEC, sistema che consente di inviare e-mail con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

L’invio di un determinato documento informatico alla PEC istituzionale dell’Ente Locale non richiede, al momento della ricezione, l’inoltro di alcuna conferma di ricezione da parte dell’operatore. Infatti, la conferma di ricezione viene spedita al mittente in automatico dal sistema gestore della PEC del destinatario.

L'operatore dell’Ente Locale invierà un messaggio a conferma della ricezione di un documento, nel caso in cui la ricezione di tale documento via PEC inneschi un procedimento amministrativo per il quale è previsto l’invio esplicito di un messaggio che conferma l’avvio del procedimento o comunicazione simile.

I supporti operativi possono essere classificati in uno schema di elementi:

• Procedimenti Amministrativi: Rappresentano spesso i fattori che portano alla costituzione e generazione dei documenti, sia analogici che informatici prodotti, ricevuti, inoltrati per mezzo di attività amministrative previste in precedenza.
• Ciclo di vita di un documento: Come facilmente intuibile, ogni singolo documento ha un proprio ciclo di vita che è costituito da più fasi che vanno dalla creazione del documento stesso, fino alla sua conservazione.

Supporto per la Dematerializzazione: Si tratta di strumenti specifici che all’interno dell’Ente, supportano tutte le fasi del ciclo di vita del documento sopratutto per quanto riguarda la conversione da cartaceo a digitale.