Nel mondo del lavoro, la conservazione sostitutiva di documenti, è divenuta ormai parte del lavoro delle imprese e degli Enti Locali, soprattutto con l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione.

Cos'è la conservazione sostitutiva?

E' presto detto: la conservazione sostitutiva è una procedura informatica mirata a conferire valore legale nel tempo ad un determinato documento informatico. Tale procedura permette di equiparare la validità di un documento informatico all'originale cartaceo.


Inoltre la conservazione sostitutiva consente di conservare tutti quei documenti che necessitano, per motivi pratici o di legge, di essere salvaguardati per lungo tempo come ad esempio le fatture. I vantaggi dunque sono principalmente pratici, infatti imprese e pubblica amministrazione potranno ridurre i costi di stampa, stoccaggio e d'archiviazione dei singoli documenti legali e fatture con un notevole risparmio sia in termini di spazio che di costi per il materiale di stampa, che dei tempi di ricerca e consultazione di tali documenti.

Come funziona?

Con l’approvazione delle ultime regole tecniche si concretizza quello che possiamo definire lo scopo finale dell’impianto normativo sulla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione:
Tutti i documenti della PA dovranno essere digitali

Regole tecniche e scadenze

L’applicazione dell’ l’art. 40 del CAD è stata resa concreta con la pubblicazione delle Regole tecniche del documento informatico di cui all’articolo 71 del CAD., avvenuta il 12 gennaio 2015 sulla Gazzetta ufficiale
Le regole tecniche stabiliscono le modalità di formazione dei documenti informatici e fissano il termine ultimo per l’adeguamento dei sistemi di gestione informatica documentale al 12 agosto 2016.

Dal 12 agosto 2016: tutti i documenti della PA dovranno essere digitali.

Come dovranno lavorare le PA

Tutti i documenti dovranno essere formati con strumenti informatici, sfruttando le possibilità offerte dall'uso dei template e dei fogli di stile e gestendo le proprietà del documento come primo nucleo di metadati.

In coerenza con le indicazione normative, i documenti dovranno:

• Essere firmati digitalmente e correttamente protocollati, per associare loro il necessario riferimento temporale: gli atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento potranno essere sottoscritti con firma elettronica avanzata (articolo 23-ter del CAD)
• Essere raccolti nel fascicolo informatico relativo al procedimento specifico (articolo 41 del CAD).

Tutte le pubbliche amministrazioni dovranno infatti (scadenza 11/10/2015):

• Nominare i responsabili della gestione documentale, della conservazione e della sicurezza
• Redigere il Manuale di Gestione
• Rivedere i propri processi organizzativi e le modalità di produzione dei documenti
• Verificare la rispondenza del software per il protocollo e di gestione documentale ai requisiti definiti dalla normativa
• Attivare i processi necessari alla corretta conservazione dei documenti digitali
• Dotare il prima possibile i funzionari con potere di firma dei dispositivi di firma digitale e attivare forme di firma elettronica avanzata per il restante personale coinvolto nei procedimenti
• Pianificare i corsi di formazione tutto il personale coinvolto in processi che prevedano il trattamento di documenti.