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Dematerializzazione
Dall'archiviazione documentale alla conservazione sostitutiva
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È un fatto risaputo che all'interno della Pubblica Amministrazione si è soliti procedere utilizzando documentazioni cartacee, che occupano moltissimo spazio, hanno un costo elevato e sono facilmente soggette a deperimento.
Negli ultimi anni l'interesse della legislazione vigente è sempre più rivolta verso la dematerializzazione dei procedimenti, disponendo nell'articolo 42 che le pubbliche amministrazioni valutino i costi e i benefici del recupero dei documenti indispensabili su supporto informatico e si muovano con l'intento di eliminare completamente la documentazione cartacea.
 
Un ulteriore beneficio dell'informatizzazione dei processi, tramite una progressiva eliminazione del cartaceo, è rappresentato dalla semplificazione dei rapporti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i cittadini: proprio per questo motivo è uno degli obiettivi prioritari che sono contenuti all'interno del cosiddetto Piano e-gov 2012.
 
Non dimentichiamo inoltre che la dematerializzazione dei procedimenti della pubblica amministrazione permette di ridurre al minimo l'impatto ambientale, diminuendo moltissimo l'utilizzo di carta.
 
In questa regolamentazione ci si è posti quindi due obiettivi: il primo consiste nell'evitare oppure nel ridurre al massimo la produzione di nuovi documenti cartacei, mentre il secondo consiste nella sostituzione dei vecchi documenti cartacei archiviati con registrazioni informatiche, ad eccezione di quelli che devono essere conservati per interesse storico e culturale.
 
Noi di Euro Servizi forniamo alla nostra clientela anche il servizio di dematerializzazione dei procedimenti, fornendo una grande varietà di strumenti che possono garantire l'autenticità dei documenti conservati, utilizzando dei sistemi di classificazione dettagliati e univoci, in modo che le procedure per la conservazione dei documenti possano essere ordinate e sistematiche.
Forniamo gli strumenti informatici per eseguire:
  • protocollazione e gestione documentale, per dare un'identificazione univoca a ogni documento;
  • classificazione e fascicolazione, per organizzare i documenti in modo logico per tipologia;
  • firma digitale, per garantire l'autenticità dei documenti digitali senza firma autografa;
  • posta elettronica certificata, che ha il medesimo valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno;
  • conservazione delle risorse digitali, mantenendo le loro caratteristiche di integrità, autenticità,
  • accessibilità, leggibilità e riservatezza.

 

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